Wniosek o informację publiczną w folderze „spam” – problem organu czy wnioskodawcy?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, każdemu, zarówno osobie fizycznej, osobie prawnej, jak i jednostce organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, przysługuje prawo dostępu do informacji publicznej. Zakłada to ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

Przewiduje ona m.in., że informacje publiczne, nieudostępniane w Biuletynie Informacji Publicznej lub centralnym repozytorium, powinny być przekazane bezpłatnie na każdorazowy wniosek osoby zainteresowanej, złożony w zasadzie w dowolnej formie (pisemnej, ustnej i nawet mailowej). Taką praktykę potwierdza orzecznictwo, które w tym zakresie jest co do zasady zgodne (tak m.in. wyrok NSA w Warszawie z dnia 16 marca 2009 r., sygn. akt I OSK 1277/08).

W przypadku formy mailowej pojawia się jednak pewne ryzyko, że taki wniosek nie dotrze do organu np. z powodu zakwalifikowania go do folderu „spam”. Może to mieć istotne znaczenie w sytuacji, gdy potrzebujemy, w ściśle określonym terminie, uzyskać od organu daną informację (np. o przebiegu prowadzonej kontroli lub innym rozstrzygnięciu), a nasz wniosek, z powyższego powodu, pozostanie nierozpatrzony. Składając taki wniosek przyjmujemy przecież (zgodnie z ww. ustawą), że otrzymamy odpowiedź bez zbędnej zwłoki, co do zasady nie później niż w terminie 14 dni od złożenia wniosku.

Praktyka pokazuje, że ograny różnie podchodzą do tej kwestii… i często – w przypadku zastosowania formy mailowej – zasłaniają się automatycznym zakwalifikowaniem wiadomości do folderu „spam”, co w efekcie skutkuje brakiem jakiejkolwiek reakcji ze strony organu na złożony przez nas wniosek i może generować określone ryzyka.

W takiej sytuacji wnioskodawca nie jest jednak na przegranej pozycji i należy pamiętać o kilku prostych zasadach.

W podobnej sprawie po stronie petenta opowiedział się WSA w Białymstoku w wyroku z dnia 15 czerwca 2015 r. (sygn. akt II SAB/Bk 27/15). Do Delegatury Krajowego Biura Wyborczego został skierowany wniosek o udzielenie informacji publicznej w postaci przesłania (pocztą lub drogą elektroniczną) kopii sprawozdań finansowych. Ze względu na brak rozpatrzenia wniosku petentka złożyła skargę do WSA w Białymstoku. W odpowiedzi na skargę Delegatura wskazała, że wniosek został automatycznie zakwalifikowany przez serwer pocztowy jako „spam” i przekierowany do folderu „spam”, z którego poczta nie jest odbierana. Sąd stanął na stanowisku, że do podmiotu publicznego należy takie zorganizowanie zasad docierania korespondencji, by zapewniony był dostęp tejże korespondencji do adresata. Zdaniem Sądu organ nie może tłumaczyć się tym, że wniosek trafił do folderu „spam”. Sąd uznał, że organ pozostawał w bezczynności. Co prawda w konsekwencji umorzył postępowanie, jednak tylko z uwagi na to, że informacja została skarżącej faktycznie udzielona po wniesieniu skargi do WSA.

Pozostałe orzecznictwo również zgodnie wskazuje, że to właśnie organy ponoszą pełne ryzyko za ustawianie zabezpieczeń, które mogą utrudnić, lub nawet wykluczyć możliwość złożenia wniosku o udostępnienie informacji publicznej. Do obowiązków organu administracji publicznej należy bowiem posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i takie zorganizowanie jej obsługi, aby zapewnić bezproblemowy i niezwłoczny odbiór przesyłanych wniosków (tak m.in. WSA w Rzeszowie w post. z dnia 17 kwietnia 2015 r., sygn. akt I SAB/Rz 6/15; WSA w Kielcach w wyroku z dnia 12 marca 2014 r., sygn. akt II SAB/Ke 4/14; NSA w post. z dnia 10 września 2015 r., sygn. akt I OSK 1968/15; WSA w Gliwicach w post. z dnia 28 czerwca 2012 r., sygn. akt IV SAB/Gl 22/12).

Ponadto nawet zakwalifikowanie wniosku jako „spam” nie wyklucza możliwości zapoznania się z takim wnioskiem przez organ. Filtr „antyspamowy” nie kasuje bowiem wiadomości, lecz przenosi je do folderu „spam”, z którego to zachowując minimum staranności organ może odczytać przynajmniej nagłówki e-maili i przez to prawidłowo zweryfikować charakter znajdujących się tam wiadomości (tak m.in WSA w Rzeszowie w post. z dnia 9 kwietnia 2015 r., sygn. akt I SAB/Rz 8/15; WSA w Gliwicach w post. z dnia 2 kwietnia 2012 r., sygn. akt IV SAB/Gl 19/12).

Niemniej pojawiają się również stanowiska sądów stojące w obronie argumentacji organów. Stanowiska te dotyczą jednak przede wszystkim sytuacji, w której w wysyłanej wiadomości (wniosku) znajduje się większa liczba adresatów, tj. wiadomość nie jest kierowana do konkretnego organu, w konkretnej sprawie (tak m.in. WSA w Poznaniu w wyr. z dnia 11 marca 2015 r. i 15 kwietnia 2015 r. o sygn. akt IV SAB/Po 7/15 oraz IV SAB/Po 26/15; WSA w Bydgoszczy w post. z dnia 1 kwietnia 2015 r. o sygn. akt II SAB/Bd 1/15).

W związku z powyższym można przyjąć, że przy zachowaniu minimum staranności, w szczególności gdy zindywidualizujemy odbiorcę wniosku, możemy skutecznie egzekwować jego rozpatrzenie przez organ i przekazanie nam określonych informacji, w odpowiednim terminie. W takim wypadku potraktowanie wniosku jako „spam” obciąża wyłącznie sam organ i razie braku reakcji, pozwala na podniesienie zarzutu bezczynności organu. Dla pełnego bezpieczeństwa (w szczególności, gdy dana informacja może mieć dla nas kluczowe znaczenie i udzielenie jej w określonym terminie decyduje o podjęciu określonych działań) warto wysłać jednak wiadomość e-mail z dodatkową opcją potwierdzenia jej odbioru, bądź uzyskać potwierdzenie doręczenia bezpośrednio od operatora poczty elektronicznej – będziemy mieli jasność i możliwie unikniemy ewentualnych opóźnień monitorując na bieżąco przebieg postępowania.

Autorzy:

Anna Jurkiewicz, radca prawny w Kancelarii Olesiński i Wspólnicy, biuro w Gliwicach.

Dariusz Sołowiński, prawnik w Kancelarii Olesiński i Wspólnicy, biuro w Gliwicach.


Tagi: , , , , , , , ,

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

*

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>