Rejestracja spółki i aktualizacja jej danych – kiedy osobny formularz do urzędu skarbowego?

www.fotolia.pl

Nowelizacja przepisów ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, która weszła w życie 1 grudnia 2014 r., wprowadziła szereg zmian, które w założeniu miały na celu uproszczenie procedury rejestracji i aktualizacji danych spółek. Obecnie założenie spółki handlowej wymaga złożenia wniosku o rejestrację spółki w KRS na stosownym formularzu. Wniosek ten obejmuje tzw. dane podstawowe. Rejestracja spółki automatycznie prowadzi do nadania NIP oraz REGON. Nie ma już potrzeby składania do KRS, w formie odrębnych załączników, formularzy NIP-2 i RG-OP (jak miało to miejsce przed nowelizacją). Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorcy zostali całkowicie zwolnieni z obowiązku przekazania określonych danych bezpośrednio do urzędu skarbowego.

Po rejestracji spółki, należy bowiem złożyć do właściwego naczelnika urzędu skarbowego formularz NIP-8. Wskazany formularz obejmuje dane niepodlegające wpisowi do KRS – tzw. dane uzupełniające. Naczelnik urzędu skarbowego ma obowiązek przekazania objętych nim danych do właściwych organów (urząd statystyczny i ZUS). Pełni zatem w tym zakresie rolę pośrednika. Termin złożenia NIP-8 wynosi 21 dni od dnia wpisu do KRS. Jeśli jednak przedsiębiorca zamierza odprowadzać składki na ubezpieczenia społeczne, to termin ten wynosi 7 dni od dnia wpisu spółki do KRS. Co ważne, formularz NIP-8 stosowany jest również do aktualizacji danych uzupełniających.

Dane uzupełniające obejmują trzy grupy danych – w zależności od poszczególnych organów, które ich wymagają.  Danymi wymaganymi przez urząd skarbowy są: skrócona nazwa (firma), wykaz rachunków bankowych, adresy miejsc prowadzenia działalności, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej, dane kontaktowe, a w przypadku osobowych spółek handlowych – dane dotyczące poszczególnych wspólników, w tym ich identyfikatory podatkowe. Natomiast z uwagi na obowiązek naczelnika urzędu skarbowego do przekazania określonych danych do urzędu statystycznego, zgłoszenie NIP-8 obejmuje również: przewidywaną liczbę pracujących, formę własności na podstawie procentowego udziału własności w ogólnej wartości kapitału, powierzchnię ogólną gospodarstw rolnych i użytków rolnych, przeważający rodzaj działalności statutowej (dla stowarzyszeń, fundacji itp.) oraz dane kontaktowe (numer telefonu i faksu, adres e-mail oraz strony internetowej, o ile podmiot takie posiada). Ostatnia grupa danych dotyczy sytuacji gdy zgłaszający będzie odprowadzać składki na ubezpieczenia społeczne i obejmuje: nazwę skróconą płatnika, datę powstania obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, wykaz rachunków bankowych, adres do korespondencji, adres prowadzenia działalności, a przypadku osobowych spółek handlowych – dane dotyczące poszczególnych wspólników (utworzone zostanie wówczas konto płatnika składek).

W przypadku zmiany wskazanych powyżej danych uzupełniających, przedsiębiorca jest zobowiązany do ich aktualizacji poprzez złożenie formularza NIP-8 bezpośrednio do urzędu skarbowego. Należy oczywiście pamiętać, że niezależnie od ewentualnej korespondencji z KRS i US, zgłoszenie siebie oraz innych osób (np. pracowników) do ubezpieczeń społecznych wymaga bezpośredniego kontaktu z ZUS.

Ponadto bezpośrednio do urzędu skarbowego dokonuje się również zgłoszenia rejestracyjnego w zakresie podatku od towarów i usług VAT-R. Zgłoszenia tego należy dokonać co do zasady przed dniem wykonania pierwszej czynności opodatkowanej podatkiem od towarów i usług. Jest ono niezależne (odrębne) od złożenia formularza NIP-8. Natomiast w przypadku aktualizacji danych objętych wskazanym wnioskiem, wystarczające będzie poinformowanie urzędu skarbowego o zmianie zgodnie ze standardową procedurą, tj. na formularzu NIP-8 (w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana). Wyjątkiem jest sytuacja, gdy nastąpi zmiana właściwości organu podatkowego.

Brak zgłoszenia nowych danych w urzędzie skarbowym może wiązać się z ryzykiem nałożenia kary grzywny na podstawie przepisów kodeksu karnego skarbowego.

Autorzy:

Natalia Fedor, aplikant radcowski, biuro w Warszawie

Joanna Krzyżykowska, prawnik, biuro w Warszawie


Tagi: , , , , , , , , , ,

Komentarze do artykułu Rejestracja spółki i aktualizacja jej danych – kiedy osobny formularz do urzędu skarbowego? :

  1. Hej,
    Dobry wpis, na temat Urzędu skarbowego mógłby napisać wiele

    Pozdrawiam ciepło
    Ola