Pocztowy know-how

www.sxc.hu

W wielu przedsiębiorstwach wysyłanie i odbieranie poczty traktowane jest mechanicznie, uważane jest za czynność nieskomplikowaną i drugoplanową. Króluje przekonanie, że najważniejsze jest prawidłowe wystawienie faktury VAT, ewentualnie odpowiednie jej zapakowanie do koperty i wysłanie na poprawny adres. Tymczasem okazuje się, że to właśnie czynności związane z wysyłaniem korespondencji, uważane za czysto biurowe, nieraz mogą zaważyć na pomyślnym rozstrzygnięciu procesu sądowego.Powszechną praktyką jest uzależnianie terminu płatności faktury VAT od daty doręczenia dokumentu nabywcy towaru lub usługi. Tylko jak ustalić tę datę?

Spora część przedsiębiorców wysyła pocztę, w tym faktury, listami poleconymi. To pozwala bez trudności ustalić na podstawie potwierdzenia nadania lub wpisu do książki nadawczej datę wysłania przesyłki (jednocześnie przypominamy, że dokumenty potwierdzające nadanie przesyłki należy przechowywać w firmowej dokumentacji).

Niestety w opisywanej sytuacji wiedza o dniu nadania przesyłki nie pomoże nam w ustaleniu terminu wymagalności świadczenia – należności z faktury. Niewystarczająca może się nawet okazać informacja, że pocztowcy mają na doręczenie przesyłki priorytetowej 4 dni (wbrew obiegowym opiniom tzw. „priorytet” nie musi dotrzeć do adresata na drugi dzień od jego wysłania), a na doręczenie zwykłego listu maksymalnie 6 dni.
Jeżeli płatności będą regularnie opóźniane i zdecydujemy się na pozwanie nieterminowego kontrahenta o zapłatę odsetek, znajomość daty doręczenia listu pozwoli na określenie terminu, od którego możemy naliczyć odsetki. W braku tej informacji Sąd nie wyręczy wierzyciela w ustaleniu tego terminu. Nieudokumentowane zaś oznaczenie terminu wymagalności odsetek za opóźnienia w płatnościach faktur może doprowadzić do oddalenia powództwa przez Sąd.

Istnieje także ryzyko poważniejsze, bo na ogół związane z wyższymi roszczeniami. Nierzetelny kontrahent, jeżeli zostanie pozwany o zapłatę należności, które uregulować winien na podstawie doręczonych faktur VAT, może bronić się twierdzeniem, że faktur nigdy nie otrzymał. Dowód nadania listu nie dowodzi jeszcze faktu doręczenia listu. Jeżeli powód nie będzie w stanie wykazać, że pozwany fakturę faktycznie otrzymał (np. poprzez e-maile, w których pozwany prosił o zmianę terminu płatności albo kwestionował wysokość należności), może mieć spore trudności w wygraniu procesu o zapłatę.

Jest to tym istotniejsze, że ewentualne roszczenia do Poczty Polskiej, wynikające ze złożonej reklamacji, przedawniają się po upływie roku od dnia nadania przesyłki, a maksymalne odszkodowanie jakiego możemy dochodzić za utratę naszego listu to pięćdziesięciokrotność opłaty za traktowanie przesyłki jako poleconej, czyli aktualnie 110 złotych (chyba, że zdecydujemy się na wysłanie korespondencji przesyłką wartościową, która objęta jest ubezpieczeniem do wysokości zadeklarowanej wartości), co często jest nieporównywalne ze szkodą wynikłą z niezapłaconej w terminie faktury.

Sposobem na uniknięcie powyższych problemów jest wysyłanie faktur (i innej ważnej korespondencji) przesyłkami listowymi za potwierdzeniem odbioru (tzw. ZPO). Dobrze jest bowiem wiedzieć, czy i kiedy faktura dotarła do naszego, choćby najsumienniejszego, kontrahenta. W dzisiejszych czasach komfort spokojnego snu wart jest wydania paru dodatkowych złotych na znaczki…

Autor: Tomasz Wróblewski, prawnik w Kancelarii Olesiński & Wspólnicy




Tagi: , , , , ,

Możliwość komentowania jest wyłączona.