Książka korespondencji i rejestr gości – prowadzić/archiwizować/wyrzucić?

www.sxc.hu

Dla usprawnienia obiegu korespondencji w przedsiębiorstwie oraz w celach porządkowych przedsiębiorcy niejednokrotnie prowadzą książki korespondencji oraz rejestry osób przychodzących i wychodzących z ich siedziby. Przechowywanie tego typu dokumentacji jest niewątpliwie przydatne, ale czy przepisy prawne nakładają na przedsiębiorców taki obowiązek? Jakie mogą być konsekwencje dla tych, którzy tego nie robią? I wreszcie – gdy segregatory z taką dokumentacją nie mieszczą się już na półce – czy można tak po prostu się ich pozbyć?

Przepisy nie nakładają na przedsiębiorców obowiązku prowadzenia (a zatem także i przechowywania przez określony czas) dokumentacji dotyczącej otrzymanych i nadanych przesyłek pocztowych oraz rejestru gości odwiedzających ich siedzibę. W związku z tym ustawodawca nie przewidział sankcji grożących przedsiębiorcom, którzy nie prowadzą takich ewidencji.

Przesadą byłoby jednak stwierdzenie, że przedsiębiorcom nie prowadzącym tego typu ewidencji nie grożą jakiekolwiek konsekwencje prawne. Książki korespondencji i rejestr gości mogą się bowiem w konkretnych okolicznościach okazać użyteczne dla celów dowodowych.

Przykładowo: w razie sporu sądowego z niesolidnym kontrahentem tego typu dokumentacja może stanowić środek dowodowy lub przynajmniej uprawdopodabniający daną okoliczność w sprawie (potwierdzając wysłanie zamówienia lub faktury do kontrahenta albo wizytę kontrahenta związaną z negocjacjami handlowymi), co może się okazać nie do przecenienia dla wyniku sprawy.

W tym kontekście należałoby rozważyć przechowywanie tego rodzaju dokumentacji co najmniej do upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z konkretnego stosunku prawnego (w obrocie profesjonalnym co do zasady termin trzyletni od dnia wymagalności roszczenia).

Niezależnie od powyższego prowadzenie tego typu ewidencji jest zazwyczaj użyteczne dla celów porządkowych, a u większych przedsiębiorców wręcz niezbędne. Książki korespondencji (wraz innymi dokumentami dotyczącymi obiegu dokumentów) usprawniają obieg dokumentów wewnątrz przedsiębiorstwa i zmniejszają ryzyko utraty korespondencji. Z kolei prowadzenie rejestru gości odwiedzających przedsiębiorstwo jest często elementem realizacji polityki bezpieczeństwa przyjętej przez przedsiębiorcę.

W tym miejscu warto pamiętać o jednym: aby stworzyć takie procedury w firmie, aby przesyłki / faksy etc. trafiały tego samego dnia do osoby zainteresowanej / odpowiedzialnej za daną sprawę. Z otrzymywanej korespondencji mogą wynikać różnego rodzaju terminy (sądowe / urzędowe), a jeśli nasz stały kontrahent złoży nam jakąś ofertę, może dojść (wbrew naszej woli) do zawarcia umowy.

Termin liczy się oczywiście co do zasady od dnia, kiedy wpłynie do przedsiębiorcy jako podmiotu (zostanie odebrana), a nie od dnia, kiedy trafi do kogoś na biurko po uprzedniej wędrówce po czeluściach firmy…

Od woli przedsiębiorcy zależy zatem czy przechowywać książki korespondencji i rejestr gości (a jeśli tak, to przez jaki okres czasu). Oczywiście gdy segregatory z taką dokumentacją nie mieszczą się już na półce i mamy przekonanie, że nie będzie ona już użyteczna, można się jej pozbyć. Uwaga jednak na przepisy ustawy o ochronie danych osobowych!

Aby nie narazić się na ich naruszenie dokumentacja taka powinna zostać zniszczona w taki sposób, aby zawarte w niej dane osobowe nie zostały udostępnione osobom nieupoważnionym oraz były ochronione przed zabraniem przez osoby nieuprawnione.

Niezależnie od powyższego należy pamiętać, że odrębne przepisy regulują obowiązek oraz minimalne okresy przechowywania przez przedsiębiorców dokumentacji księgowej, podatkowej oraz pracowniczej.

Podsumowując: jeśli dotychczas nie prowadziłeś w swoim przedsiębiorstwie ewidencji przychodzącej i wychodzącej korespondencji oraz rejestru gości – warto o tym pomyśleć. Jeśli archiwizujesz taką dokumentację – pomyśl zanim się jej pozbędziesz, a pozbywając się ochroń ujawnione w niej dane osobowe.

Autorzy:

Michał Bogacz, aplikant radcowski w Kancelarii Olesiński & Wspólnicy

Mateusz Wilczyński, adwokat, manager w Kancelarii Olesiński & Wspólnicy


Tagi: , , , ,

Komentarze do artykułu Książka korespondencji i rejestr gości – prowadzić/archiwizować/wyrzucić? :

  1. co do terminu przechowywania:

    Kolejną kwestią związaną z tworzeniem księgi wejść i wyjść jest czas przetwarzania zawartych w niej danych osobowych. Zgodnie z ogólnymi zasadami z ustawy o ochronie danych osobowych, dane powinny być przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej, niż jest to niezbędne dla osiągnięcia celu przetwarzania (art. 26 ust. 1 pkt 4). Jest to generalna zasada, ale przykładowo można wskazać, iż Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych dopuszcza w uzasadnionych sytuacjach możliwość przechowywania danych w księgach wejść i wyjść nie dłużej niż przez jeden rok.

    http://www.giodo.gov.pl/560/id_art/2871/j/pl/