Faktury w PDF (via e-mail) lub przechowywane jako plik elektroniczny

http://www.sxc.hu/photo/726715

Czy przedsiębiorcy mogą przesyłać faktury e-mailem? Czy faktury otrzymane w ten sposób dają prawo do odliczenia VAT? Powyższe pytania nurtują wielu przedsiębiorców. Ciekawe jest również czy skoro współcześnie faktury wystawiane są w systemach komputerowych, czyli od momentu ich wystawienia mają formę pliku elektronicznego, to czy mogą one być też przechowywane w takiej w formie?

Polskie przepisy dotyczące faktur przewidują możliwość ich wystawiania, przesyłania, a także przechowywania oraz udostępniania w formie elektronicznej, przy wykorzystaniu bezpiecznego podpisu elektroniczne lub systemu EDI. Uważam jednak, że faktury mogą być przesyłane via e-mail również przez przedsiębiorców, którzy nie stosują wskazanych w tych przepisach zabezpieczeń. Niestety, możliwość przesyłania faktur via e-mail lub ich przechowywania w formie elektronicznej (np. w pliku PDF), jest stanowczo odrzucana przez organy podatkowe.

Stanowisko, że faktury mogą być doręczane tylko w postaci zmaterializowanej, chociaż dosyć archaiczne nadal jest mocno zakorzenione w świadomości organów podatkowych. Do wielu urzędników całkowicie nie przemawia argumentacja, że dokument może przybrać również formę niematerialnego nośnika informacji a co ważniejsze – że nowoczesne procedury zabezpieczenia plików elektronicznych mogą być skuteczniejsze niż te zabezpieczające dokumenty papierowe (przypadki zagubienia dokumentów przez tradycyjną pocztę nie są bowiem rzadkością).

W ostatnim czasie o fakturach elektronicznych zrobiło się głośnie ze względu na kilka przełomowych orzeczeń. Pierwszy wyrok dotyczył przechowywania faktur w formie elektronicznej. W orzeczeniu z dnia 3 listopada 2009 r. NSA rozważył sytuację podatnika, który wystawia fakturę w formie papierowej i w takiej tradycyjnej formie przesyła oryginał faktury do kontrahenta, ale pozostawioną u siebie kopię przechowuje w formie elektronicznej. NSA stwierdził, że ani z przepisów polskich ani obowiązujących w UE, nie wynika, że jedyną dopuszczalną formą przechowywania faktur jest forma papierowa. W konsekwencji, w opinii sądu, podatnik ma prawo do przechowywania faktur w formie elektronicznej, nawet jeśli nie są to faktury zabezpieczone bezpiecznym podpisem elektronicznym lub przechowywane przy wykorzystaniu systemu EDI (sygn. akt I FSK 1169/08). Ostatnio podobnym problemem zajął się WSA w Opolu (wyrok z dnia 18 sierpnia 2010 r. o sygn. akt I SA/Op 215/10). Sąd ten również rozstrzygnął na korzyść podatnika.

Niezależnie od wątpliwości dotyczących przechowywania faktur w formie elektronicznej istotne oszczędności wynikają również z wysyłania lub udostępniania faktur ich odbiorcom w formie elektronicznej. Na świecie powszechną praktyką jest przesyłanie faktur via e-mail (np. w formacie PDF) lub udostępnianie ich do pobrania poprzez strony internetowe w ramach wspólnych systemów informatycznych (stosowanych przykładowo w dużych grupach kapitałowych).

NSA wychodząc naprzeciw oczekiwaniom przedsiębiorców wypowiedział się ostatnio korzystnie także w tej kwestii (wyrok z dnia 20 maja 2010 r. o sygn. akt I FSK 1444/09). Również WSA w Poznaniu (wyrok z dnia 23 czerwca 2010 r. o sygn. akt I SA/Po 194/10) potwierdził, że faktury wystawione przez system elektroniczny (bez zabezpieczenia bezpiecznym podpisem elektronicznym i nie wysyłane w systemie EDI) są fakturami wystawionymi w sposób prawidłowy i uprawniającymi odbiorców takich faktur do odliczania VAT.

Elektroniczne przechowywanie faktur oraz ich przesyłanie w tej formie niewątpliwie może przynieść przedsiębiorcom istotne oszczędności. Warto zatem obserwować jak w odniesieniu do tych zagadnień będą się wypowiadać kolejne składy orzecznicze i mieć nadzieję, że wkrótce przychylnie na problem spojrzą również organy podatkowe.


Tagi: , , , , , , ,

Komentarze do artykułu Faktury w PDF (via e-mail) lub przechowywane jako plik elektroniczny :

  1. [...] zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej (ten wątek już był przeze mnie poruszany na blogu). Prawo podatników do przechowywania w formie elektronicznej kopii faktur, których oryginały [...]

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

*

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>